Fausto

11. Encargos y señas

Para qué sirve

Cuando un cliente pide un libro que no está, se anota un encargo con su nombre, su teléfono y, si la deja, la seña. Fausto agrupa lo que hay que pedirle a cada proveedor, detecta que llegó cuando se confirma el remito, te permite avisarle al cliente por WhatsApp con un botón y, cuando viene a retirarlo, cobra sólo lo que falta.

Cada encargo es un libro, un ejemplar: si el cliente encarga tres libros, son tres encargos.

Los estados de cada encargo: Por pedir → Pedido → Llegó → Retirado. Se puede cancelar mientras no se retiró.

Quién puede hacerlo

Cobrar o devolver una seña necesita la caja abierta.

La pantalla Encargos

En la barra de la izquierda, tocá Encargos. Tiene cuatro pestañas: Por pedir, Pedidos, Llegaron y Terminados (retirados y cancelados). Cada encargo muestra su número, la fecha, el Cliente con su teléfono, el Libro, el Proveedor y la Seña.

Anotar un encargo

  1. En Encargos, tocá Nuevo encargo.
  2. En El libro: ISBN o título escribí el ISBN o parte del título y tocá Buscar:
    • con un ISBN, si está en tu catálogo lo selecciona directamente; si no, lo busca en preciolibros;
    • con un título, muestra los libros En el catálogo y los que están En preciolibros (que nunca tuviste: se suman al catálogo). Tocá el que corresponde.
    • Si preciolibros no tiene ese ISBN, escribí el Título y el Precio: se suma al catálogo así.
  3. Si elegiste un libro equivocado, tocá Cambiar.
  4. Completá Cliente (nombre) y Teléfono: el celular con característica, sin 0 ni 15, diez dígitos (por ejemplo 2616984741).
  5. Proveedor: viene El del último remito en el que entró; podés elegir otro.
  6. Nota (opcional).
  7. Si deja seña, marcá Deja seña: escribí la Seña y Con qué la paga (Efectivo, Mercado Pago, Débito, Crédito o Transferencia; con tarjeta, la terminal). Si la factura está activa, aparece Factura C de la seña.
  8. Tocá Anotar (o Cobrar la seña y anotar si deja seña).

Aparece Encargo N anotado para ... y el encargo queda Por pedir.

La seña es de monto libre, hasta el precio del libro. Queda como una venta ("Seña del encargo N") que no mueve stock, en el turno de caja abierto.

Dejar la seña después

Si no dejó seña al anotarlo y la deja después (una sola vez):

  1. En la fila del encargo, tocá Dejar seña.
  2. Escribí la Seña, elegí Con qué paga y, si corresponde, Factura C de la seña.
  3. Tocá Cobrar la seña.

Pedirle los libros al proveedor

En la pestaña Por pedir, arriba, los encargos aparecen agrupados por proveedor (o Sin proveedor), con cuántos de cada libro.

  1. Si hace falta, cambiá el Proveedor de un encargo en su fila.
  2. En el recuadro del proveedor, tocá Copiar pedido: copia un texto con el pedido ("Pedido de Haru: 2 × Título (ISBN)…"). Pegalo en el WhatsApp o el mail del proveedor.
  3. Tocá Marcar como pedidos. Pasan a Pedidos.

Cuando llega

Mientras tanto, ese ejemplar queda reservado: si alguien lo quiere vender en el mostrador y no quedan otros, aparece el aviso guardado para el encargo N de ... (no se bloquea la venta).

Avisarle al cliente

  1. En Llegaron, tocá Avisar por WhatsApp.
  2. Se abre WhatsApp con el mensaje listo: el libro, la librería y lo que le falta pagar (o "Ya está pago"). Envialo.
  3. Queda anotado avisado el día y la hora. Para avisar otra vez: Avisar de nuevo.

Retirar

  1. En Llegaron, tocá Retirar. Te lleva al Mostrador con el libro ya sumado y el aviso Retiro del encargo N de ..., con la seña que se descuenta.
  2. Podés sumar otros productos a la misma venta.
  3. Tocá Cobrar: el título dice Retiro del encargo: cobrar $X (el precio de hoy menos la seña). Cobrá lo que falta con cualquier medio y, si corresponde, con factura.
  4. El encargo pasa a Terminados como retirado, unido a la venta (ver la venta).

Si no era un retiro, tocá No es un retiro en el aviso del mostrador.

Cancelar un encargo

  1. En la fila del encargo, tocá Cancelar.
  2. Escribí el Motivo.
  3. Si tiene seña (sólo dueño/a o encargado/a), elegí:
    • Se le devuelve: elegí con qué se devuelve (el monto es el de la seña).
    • Queda para la librería.
  4. Tocá Cancelar el encargo. (Volver cierra sin cancelar.)

El encargo pasa a Terminados con el motivo y qué pasó con la seña. Devolver la seña en dinero lleva nota de crédito si la seña se había facturado.

Errores comunes

Mensaje Qué hacer
No hay libros con «...», ni en el catálogo ni en preciolibros: buscalo por ISBN. Buscalo por ISBN; si preciolibros no lo tiene, cargá título y precio a mano.
«...» no es un libro: los encargos son de libros. Los encargos son sólo de libros.
La seña no puede pasar del precio del libro ($X). Ingresá una seña menor.
El encargo ya tiene seña. La seña se deja una sola vez.
Elegí por qué terminal pasó la tarjeta / el botón no se habilita Con débito o crédito, elegí la terminal. Revisá también el teléfono: diez dígitos, sin 0 ni 15.
El encargo tiene seña: lo cancela el dueño o un encargado, que deciden si la seña se devuelve. Pedile al dueño o al encargado que lo cancele.
Elegí si la seña se devuelve o queda para la librería. Marcá una de las dos opciones.
Para retirar el encargo, la venta tiene que llevar «...». No quites el libro encargado de la venta.
La seña (...) es más que el total de la venta. Revisá el precio del libro en el catálogo.
La seña se descuenta al retirar el encargo, desde Encargos. Para retirar, entrá por Encargos → Retirar.
El encargo ya se retiró: no cambia más. / El encargo está cancelado: no cambia más. Ya está terminado.
Sólo se cambia el proveedor de un encargo por pedir. Ya está pedido o llegó.
La caja está cerrada: abrila para vender. Para cobrar o devolver una seña, abrí la caja.